Att fatta rätt beslut i ansökningsprocesser – oavsett om det gäller bidrag, tillstånd, utbildningsplatser eller bostadsköer – är avgörande för rättvisa och förtroendet för våra offentliga system.
Tyvärr kan manuella processer skapa allvarliga risker: felaktiga beslut, ineffektiv handläggning och i värsta fall välfärdsbrott.
Men hur stora är riskerna och vad kan vi göra åt dem?
Riskerna med manuella ansökningsprocesser
Många organisationer inom offentlig förvaltning hanterar ansökningsprocessen genom en kombination av PDF-formulär, e-postkorrespondens och manuellt inmatade Excel-listor. Detta leder till en rad utmaningar för handläggningen:
1. Felaktiga beslut
Manuella bedömningar innebär att olika handläggare kan komma fram till olika beslut för samma typ av ansökan. Utan tydliga, automatiserade riktlinjer finns en risk för att medborgare inte behandlas likvärdigt. Det kan leda till att vissa får stöd de inte borde, medan andra går miste om det de har rätt till.
2. Brist på transparens
Vid en granskning kan det vara svårt att spåra vem som tagit vilka beslut och på vilka grunder i ansökningsprocessen. Det gör det svårt att upptäcka fel och ännu svårare att förbättra processen.
3. Personberoende
Vad händer om en nyckelperson slutar eller är sjukskriven? Kunskapen om hur ärendehanteringen fungerar kan vara utspridd på olika personer, vilket skapar sårbarhet och ineffektivitet.
4. Onödiga kostnader
När processer hanteras manuellt uppstår ofta dubbelarbete. Dokument får kompletteras, uppgifter rättas och handläggningstider förlängs. Det leder till onödigt höga kostnader för administration, samtidigt som medborgarna får vänta längre på sina beslut.
Hur digitalisering minskar riskerna
Att digitalisera ansökningsprocessen handlar inte bara om att göra det smidigare för handläggarna – det handlar om att skapa en mer rättvis, säker och transparent fördelning av resurser. Här är tre konkreta sätt där digitala lösningar för ärendehantering inom offentlig förvaltning gör skillnad:
1. Automatiska kontroller och valideringar
Ett digitalt system för ärendehantering kan flagga misstänkta ansökningar, kontrollera om alla obligatoriska fält är ifyllda och direkt meddela sökanden om något saknas. Det minskar antalet inkompletta ansökningar och minimerar risken för felaktiga beslut.
2. Tydligare beslutsunderlag
Med ett system för ärendehantering samlas all relevant information på ett och samma ställe, vilket gör det enklare för handläggare att fatta korrekta beslut. Automatiserade regler ser till att varje ansökan bedöms utifrån samma kriterier, vilket bidrar till rättvisa och konsekventa beslut.
3. Minskad arbetsbelastning
Genom att låta AI och automatisering hantera rutinärenden kan handläggare lägga mer tid på de komplexa fallen där mänsklig bedömning är nödvändig. Det leder till både effektivare handläggning och en bättre arbetsmiljö.
Checklista: Har ni en säker ansökningsprocess?
Vill du veta om er nuvarande ansökningshantering är säker och effektiv? Gå igenom denna checklista:
- Har ni enhetliga kriterier för bedömning av ansökningar?
- Finns det spårbarhet i beslutsfattandet – vem som gjort vad och varför?
- Använder ni digitala valideringar för att fånga upp felaktiga ansökningar i tid?
- Har ni ett system för ärendehantering som kan hantera ändringar i lagstiftning eller policy utan omfattande manuell justering?
- Kan ni enkelt analysera och upptäcka mönster i ansökningarna för att identifiera risker?
Om ni svarade nej på några av dessa frågor kan det vara dags att se över hur ni kan digitalisera och säkra er ansökningshantering.
Vill du veta mer?
Att digitalisera ansökningsprocessen behöver inte vara komplicerat. Med ett flexibelt och säkert system för ärendehantering kan ni minimera risker, effektivisera handläggningen och bygga förtroende för verksamheten. Boka ett kort möte med en av våra experter för att lära dig med om hur era ansökningsprocesser kan bli smidigare och säkrare.
